Cómo cumplir con el registro horario en 2026: guía paso a paso

Última actualización: junio de 2026. Aviso legal: este contenido tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Antes de tomar decisiones laborales, conviene revisar la normativa vigente o consultar con una asesoría laboral.

Saber cómo cumplir con el registro horario es una prioridad para cualquier empresa con trabajadores en España. La obligación de registrar la jornada no es nueva. Está vigente desde 2019. Lo que cambia ahora es el nivel de exigencia sobre la fiabilidad, trazabilidad y digitalización del sistema.

Muchas pymes todavía fichan con papel, Excel, hojas firmadas o métodos internos poco estructurados. Durante años, estos sistemas han parecido suficientes. Pero ante una normativa cada vez más orientada al control digital, la pregunta clave es clara: ¿tu empresa puede demostrar de forma fiable cuándo empieza y termina la jornada de cada trabajador?

El registro horario no debe verse solo como una obligación administrativa. Bien gestionado, ayuda a ordenar turnos, controlar horas extra, reducir errores y mejorar la gestión de RRHH.

Estado de la ley: qué está vigente y qué está en tramitación

Antes de adaptar el sistema de fichaje, conviene diferenciar entre lo que ya es obligatorio y lo que todavía está pendiente de aprobación definitiva.

Lo vigente desde 2019

Desde el Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben garantizar el registro diario de jornada. Ese registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Esto aplica, con carácter general, a empresas con trabajadores por cuenta ajena. También afecta a pymes, comercios, oficinas, empresas con turnos, equipos en movilidad y trabajadores con jornada parcial.

En caso de incumplimiento, la LISOS considera infracción grave la transgresión de normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, permisos y registro de jornada. Las infracciones graves pueden sancionarse, con carácter general, con multas de 751 a 7.500 euros.

Lo que está en tramitación

El Ministerio de Trabajo ha impulsado un proyecto de Real Decreto para desarrollar el registro de jornada. El borrador plantea que el registro se realice por medios digitales y que el sistema sea objetivo, fiable y accesible. También recoge elementos como identificación de la persona trabajadora, hora y minuto de inicio y fin, pausas, trabajo presencial o a distancia, horas ordinarias, extraordinarias o complementarias y trazabilidad de modificaciones.

Ahora bien, a fecha de junio de 2026, debe verificarse la publicación definitiva en el BOE antes de afirmar que la obligación digital está plenamente en vigor.

[Nota interna: verificar publicación definitiva, fecha de entrada en vigor, periodo de adaptación y redacción final sobre papel y Excel antes de publicar.]

Cómo cumplir con el registro horario paso a paso

Cumplir no consiste solo en fichar. Consiste en tener un sistema ordenado, fiable y fácil de revisar. Estos pasos ayudan a preparar la empresa.

1. Revisa cómo se ficha actualmente

Empieza por analizar el sistema actual. ¿Se ficha en papel? ¿En Excel? ¿Por WhatsApp? ¿Cada centro lo hace de una forma distinta?

También conviene revisar quién controla los fichajes, dónde se guardan los datos y cómo se corrigen errores. Si cada responsable lleva su propia hoja, es fácil que aparezcan diferencias, olvidos o registros incompletos.

2. Define una política interna de registro horario

La empresa debe tener reglas claras. Por ejemplo:

• Cuándo debe fichar el trabajador.
• Cómo se registran pausas o jornadas partidas.
• Qué hacer si alguien olvida fichar.
• Quién puede validar una incidencia.
• Cómo se aprueban las horas extra.
• Cómo se revisan los registros.

Esta política evita improvisaciones. También ayuda a que todos los empleados sigan el mismo criterio.

3. Asegura la conservación durante cuatro años

La normativa vigente exige conservar los registros durante cuatro años. Por tanto, el sistema debe permitir almacenar la información de forma segura y recuperarla cuando sea necesario.

No basta con tener archivos dispersos. La información debe estar ordenada por trabajador, fecha, centro de trabajo o periodo. Si una inspección solicita datos, la empresa debería poder localizarlos con rapidez.

4. Garantiza trazabilidad de los cambios

Uno de los puntos más importantes es la trazabilidad. Si se modifica un fichaje, debería quedar constancia de qué se cambió, quién lo hizo, cuándo y por qué.

Esto es clave en incidencias habituales: olvidos, ajustes de jornada, errores de entrada, cambios de turno u horas extra. Sin trazabilidad, la empresa puede tener dificultades para demostrar la fiabilidad del registro.

5. Protege los datos personales

El registro horario contiene datos laborales de empleados. Por tanto, debe gestionarse conforme al RGPD. Esto implica limitar accesos, proteger la información, evitar usos innecesarios y conservar solo lo que corresponda.

Si la empresa usa una herramienta digital, debe revisar que el proveedor trate los datos de forma adecuada y que existan medidas de seguridad razonables.

Checklist: ¿tu sistema actual cumpliría?

Esta checklist puede ayudarte a detectar riesgos antes de que el cambio sea urgente:

• ¿Cada trabajador registra personalmente su inicio y fin de jornada?
• ¿El sistema guarda fecha, hora y minuto de cada fichaje?
• ¿Puedes conservar los registros durante al menos cuatro años?
• ¿Se puede saber si un registro ha sido modificado y por quién?
• ¿RRHH puede exportar informes claros cuando los necesita?
• ¿El sistema limita accesos y protege los datos personales?

Si respondes "no" a varios puntos, probablemente tu sistema necesita una revisión.

Errores frecuentes al gestionar el registro horario

Muchas empresas cumplen "sobre el papel", pero no en la práctica. Estos son algunos errores habituales.

El primero es rellenar los registros al final de la semana o del mes. Esto aumenta el riesgo de errores y resta fiabilidad al sistema.

El segundo es usar una plantilla de Excel sin control de cambios. Excel puede ser útil para ciertas tareas internas, pero un archivo editable sin trazabilidad puede quedarse corto ante una revisión.

El tercero es no registrar pausas, incidencias o jornadas partidas cuando son relevantes para la organización del trabajo.

El cuarto es no formar al equipo. Si los empleados no entienden cómo fichar, cuándo hacerlo o cómo comunicar errores, el sistema se llenará de incidencias.

El quinto es no revisar los datos. Fichar no sirve de mucho si nadie analiza olvidos, horas extra, desviaciones o registros incompletos.

Fichaje digital: cómo preparar la transición

La transición al fichaje digital debe hacerse con orden. No conviene esperar al último momento.

Primero, identifica los perfiles de trabajadores. No todos fichan igual. Un empleado de oficina, un comercial, un operario, un trabajador remoto o una persona con turnos rotativos pueden necesitar flujos distintos.

Después, elige un sistema sencillo. La facilidad de uso es clave. Si fichar es complicado, el equipo lo verá como una carga.

También debes configurar responsables. RRHH o gerencia deben saber quién revisa incidencias, quién valida cambios y quién puede exportar informes.

Por último, comunica el cambio con claridad. El mensaje no debe ser "vamos a controlaros más". Debe ser: "vamos a registrar la jornada de forma clara, segura y ordenada para cumplir la normativa y evitar errores".

En este punto, un software de fichaje para empresas puede ayudar a centralizar los fichajes, gestionar incidencias, conservar registros y facilitar informes para RRHH.

Preguntas frecuentes sobre cómo cumplir con el registro horario

¿El registro horario es obligatorio en España? Sí. Desde 2019, las empresas deben registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, incluyendo inicio y fin de jornada.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros? La empresa debe conservarlos durante cuatro años y mantenerlos disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

¿Excel sirve para cumplir con el registro horario? Depende. Un Excel básico puede ser insuficiente si no garantiza trazabilidad, conservación, control de modificaciones y acceso adecuado. La reforma en tramitación apunta hacia sistemas digitales, fiables y accesibles.

¿Qué sanciones puede haber por incumplir? El incumplimiento puede considerarse infracción grave. Las multas graves, con carácter general, van de 751 a 7.500 euros.

¿El fichaje digital ya es obligatorio en 2026? La obligación general de registro horario ya existe. La obligación específica de usar medios digitales debe verificarse en la norma definitiva publicada en el BOE.

Conclusión: cómo cumplir con el registro horario sin improvisar

Saber cómo cumplir con el registro horario en 2026 implica mucho más que fichar cada día. La empresa debe registrar la jornada, conservar los datos durante cuatro años, poder consultarlos, proteger la información y garantizar que los registros sean fiables.

La obligación existe desde 2019. La evolución normativa apunta hacia sistemas digitales más trazables y accesibles. Por eso, la mejor decisión para una pyme es anticiparse.

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