Nueva ley de fichaje: obligaciones para pymes en 2026

Última actualización: junio de 2026. Aviso legal: este contenido tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Antes de tomar decisiones legales, conviene revisar la normativa vigente o consultar con una asesoría laboral.

La nueva ley de fichaje preocupa especialmente a pymes, gerentes y responsables de RRHH porque afecta a una tarea diaria: registrar la jornada de cada trabajador. Desde 2019, las empresas españolas ya están obligadas a llevar un registro diario de jornada. La duda ahora es qué cambia con el impulso del fichaje digital, qué sigue vigente y qué está todavía pendiente de aprobación definitiva.

Para muchas empresas, el problema no es saber que hay que fichar. Eso ya está asumido. El verdadero problema es saber si el sistema actual —papel, Excel, hojas firmadas, WhatsApp o plantillas internas— será suficiente ante un escenario más exigente, digital y trazable.

Estado de la ley: qué está vigente y qué está en tramitación

Antes de tomar decisiones, conviene separar dos conceptos: la obligación actual de registrar la jornada y la reforma que busca reforzar el fichaje digital.

Lo vigente desde 2019

El registro diario de jornada es obligatorio desde 2019. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores para exigir que la empresa garantice el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Esta obligación entró en aplicación dos meses después de su publicación en el BOE.

Además, la empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esta obligación aparece en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

En caso de incumplimiento, la LISOS considera infracción grave la transgresión de normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, permisos y registro de jornada. Las infracciones graves pueden sancionarse, con carácter general, con multas de 751 a 7.500 euros.

Lo que está en tramitación sobre fichaje digital

El Ministerio de Trabajo ha trabajado en un proyecto de Real Decreto para desarrollar el registro de jornada. El borrador plantea que todas las empresas garanticen el registro diario por medios digitales y que el sistema sea objetivo, fiable y accesible. También recoge requisitos como identificación de la persona trabajadora, hora y minuto de inicio y fin, pausas, trabajo presencial o a distancia, horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, y trazabilidad de modificaciones.

Sin embargo, a fecha de junio de 2026, conviene comprobar el texto definitivo publicado en el BOE antes de afirmar que la obligación digital está plenamente vigente.

[Nota interna: verificar publicación definitiva, fecha exacta de entrada en vigor, periodo de adaptación y redacción final sobre papel y Excel antes de publicar.]

Nueva ley de fichaje: obligaciones prácticas para pymes

Aunque parte de la reforma esté pendiente de aprobación definitiva, las pymes pueden anticiparse con bastante claridad. La tendencia normativa es exigir registros más fiables, trazables y accesibles.

Estas son las obligaciones prácticas que una empresa debería revisar.

Registrar la jornada real de cada empleado

El registro debe reflejar el inicio y final de la jornada. No debería hacerse de forma aproximada ni rellenarse al final de la semana sin control. Si la empresa tiene turnos, jornadas partidas, empleados a tiempo parcial o trabajadores en movilidad, el sistema debe adaptarse a esa realidad.

Conservar los registros durante cuatro años

No basta con fichar. Hay que conservar la información. Esto implica tener un sistema que permita guardar los registros de forma ordenada, segura y recuperable durante el plazo legal.

Poder mostrar la información si se solicita

Los registros deben estar disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección. En la práctica, esto obliga a poder localizar y exportar la información sin depender de carpetas desordenadas, hojas sueltas o archivos difíciles de interpretar.

Garantizar trazabilidad

La trazabilidad es uno de los puntos más importantes. Si se modifica un fichaje, debería quedar constancia de qué se ha cambiado, cuándo, por quién y por qué motivo. Esto es especialmente relevante en incidencias, olvidos de fichaje, ajustes de jornada u horas extra.

Proteger los datos personales

El registro horario contiene datos de empleados. Por tanto, debe tratarse con medidas adecuadas de seguridad, acceso limitado y cumplimiento del RGPD. El propio borrador del Real Decreto menciona la necesidad de respetar la intimidad y la protección de datos conforme a principios como minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

Checklist: ¿tu sistema actual cumpliría?

Antes de cambiar de herramienta, conviene hacer una revisión sencilla. Si tu empresa responde "no" a varias de estas preguntas, puede haber margen de mejora.

• ¿Cada trabajador registra personalmente su entrada y salida?
• ¿El sistema guarda fecha, hora y minuto de cada fichaje?
• ¿Los registros se conservan durante al menos cuatro años?
• ¿Puedes exportar informes claros para RRHH o Inspección?
• ¿Las modificaciones dejan una huella visible y justificable?
• ¿El sistema limita accesos y protege los datos personales?

Esta checklist no sustituye una revisión legal, pero ayuda a detectar puntos débiles habituales en pymes.

Por qué papel y Excel pueden quedarse cortos

Durante años, muchas empresas han usado papel o Excel para cumplir con el registro horario. Son métodos conocidos y aparentemente sencillos. Pero tienen limitaciones.

El papel puede perderse, deteriorarse o rellenarse con retraso. Excel permite registrar datos, pero si no está configurado con controles adecuados puede ser difícil demostrar que la información no ha sido alterada. Además, cuando la empresa crece, revisar incidencias, horas extra o jornadas parciales en hojas dispersas consume demasiado tiempo.

El riesgo no está solo en la sanción. También está en la falta de control interno. Sin información fiable, RRHH trabaja a ciegas. Es más difícil detectar errores, justificar horas, revisar ausencias o responder ante una reclamación.

Por eso, aunque el calendario definitivo de la nueva ley de fichaje deba verificarse, la recomendación práctica es clara: avanzar hacia un sistema digital, trazable y fácil de consultar.

Cómo adaptar tu empresa paso a paso

La adaptación no debería hacerse de golpe ni solo por miedo a una inspección. Lo ideal es convertir el registro horario en un proceso simple y estable.

1. Analiza cómo ficháis ahora

Revisa si se usa papel, Excel, una aplicación básica o diferentes métodos según el centro de trabajo. Identifica también quién valida incidencias y dónde se guardan los registros.

2. Define una política interna

La empresa debe explicar cuándo se ficha, cómo se registran las pausas, qué ocurre si alguien olvida fichar, quién puede corregir un registro y cómo se validan las horas extra.

3. Elige una herramienta digital

Busca una solución que permita fichar desde móvil, tablet o PC, con panel para RRHH, registros trazables, conservación de datos e informes exportables. En este punto, un software de fichaje para empresas puede ayudar a centralizar la información y reducir errores manuales.

4. Forma al equipo

El fichaje digital funciona mejor cuando los trabajadores entienden el proceso. El objetivo no es complicar su día a día, sino dejar constancia clara de la jornada y evitar conflictos.

5. Revisa periódicamente los datos

No esperes a una inspección para revisar los registros. Conviene analizar incidencias, olvidos, horas extra, jornadas incompletas y desviaciones recurrentes.

Preguntas frecuentes sobre la nueva ley de fichaje

¿La nueva ley de fichaje ya está aprobada? La obligación general de registrar la jornada está vigente desde 2019. La reforma específica sobre fichaje digital debe verificarse en el BOE.

¿El registro horario es obligatorio para todas las pymes? Sí, con carácter general, las empresas con personas trabajadoras incluidas en el Estatuto de los Trabajadores deben llevar registro diario de jornada.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros? Durante cuatro años. Deben estar disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

¿Excel sirve para cumplir con el fichaje? Depende del caso. Un Excel básico puede quedarse corto si no garantiza trazabilidad, conservación segura, control de modificaciones y acceso adecuado.

¿Qué sanciones puede haber por incumplir? El incumplimiento puede considerarse infracción grave. Las multas graves, con carácter general, van de 751 a 7.500 euros.

Conclusión

La nueva ley de fichaje debe entenderse como una evolución hacia un registro horario más digital, fiable y trazable. La obligación de registrar la jornada existe desde 2019, pero el nuevo escenario exige revisar si los sistemas actuales son suficientes.

Para una pyme, anticiparse es la mejor decisión. Permite ordenar procesos, reducir errores, facilitar el trabajo de RRHH y estar mejor preparada ante cambios normativos.

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