Registro horario digital obligatorio en 2026: guía para empresas

Última actualización: junio de 2026. Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La normativa está en tramitación; verifica siempre el texto definitivo en el BOE o con tu asesoría laboral.

Introducción

El registro horario digital obligatorio se ha convertido en una de las principales preocupaciones para pymes, responsables de RRHH y gerentes en España. No se trata solo de "fichar al entrar y salir": se trata de poder demostrar, con datos fiables, cuándo trabaja cada persona, cuánto dura su jornada y si existen horas extra, pausas o incidencias que deban quedar registradas.

Desde 2019, las empresas están obligadas a llevar un registro diario de jornada. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para exigir que el registro incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Esos registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.

La novedad es que la normativa avanza hacia un modelo más digital, trazable y accesible. En esta guía te explicamos qué exige ya la ley, en qué punto está la reforma del fichaje digital, qué sanciones existen y cómo preparar tu empresa sin sobresaltos.

En qué punto está la ley del fichaje digital (estado actualizado)

Conviene separar dos cosas para no confundirse:

• Lo que ya es obligatorio: registrar la jornada diaria de cada trabajador. Esto está vigente desde el 12 de mayo de 2019 y la Inspección de Trabajo ya lo exige y lo sanciona.
• Lo que está en tramitación: un nuevo Real Decreto que haría ese registro exclusivamente digital, con datos inmutables, registro de cambios y acceso remoto para la Inspección.

A fecha de elaboración de esta guía (mediados de 2026), ese nuevo Real Decreto todavía no se ha publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen crítico que obligó a revisar el texto, y aunque el Ministerio de Trabajo prevé aprobarlo a lo largo de 2026, algunas voces no descartan que su aplicación práctica se retrase a 2027. Una vez se publique en el BOE, la previsión es que entre en vigor 20 días después, salvo que el texto definitivo fije un periodo de adaptación más amplio para pymes.

Conclusión práctica: la pregunta útil no es "¿cuándo entra en vigor?", sino "¿mi sistema actual aguantaría una inspección hoy?". Anticiparse a la digitalización es la opción más segura.

¿Qué es el registro horario digital obligatorio?

El registro horario digital obligatorio es el sistema mediante el cual una empresa documenta la jornada laboral de sus empleados usando medios digitales. Su objetivo es dejar constancia de cuándo empieza y termina la jornada, y que esa información sea consultable, trazable y difícilmente manipulable.

Un sistema adecuado debería permitir registrar:

• Hora de entrada y salida.
• Pausas o interrupciones cuando corresponda.
• Jornada presencial, híbrida o a distancia.
• Incidencias.
• Horas extraordinarias o complementarias.
• Histórico de registros.
• Informes exportables.

La diferencia frente a una hoja en papel o un Excel simple es clara: el sistema digital debe facilitar el control, reducir errores y aportar una trazabilidad sólida. El borrador normativo insiste en que el registro sea objetivo, fiable y accesible, y en que cualquier cambio deje una huella clara e indeleble.

Ojo: no cualquier herramienta digital sirve. Una hoja de cálculo compartida puede parecer digital, pero si no garantiza trazabilidad, control de modificaciones, acceso adecuado y conservación segura, se queda corta ante una revisión laboral.

Control horario 2026: qué cambia para las empresas

El control horario 2026 no es una carga administrativa más, sino un cambio de estándar. La empresa ya no solo necesita "tener algo apuntado": necesita poder demostrar que el registro es fiable.

1. Del registro manual al registro digital

La obligación de registrar existe desde 2019; lo que evoluciona es la exigencia de que se haga por medios digitales. La fecha exacta de entrada en vigor depende de la publicación definitiva en el BOE.

2. Más trazabilidad

El sistema debe permitir saber quién ficha, cuándo ficha y si se ha modificado algún registro. Cualquier cambio debería quedar documentado para evitar dudas ante una inspección o un conflicto laboral.

3. Acceso a la información

Los registros deben estar a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Esta obligación ya está recogida en el Real Decreto-ley 8/2019.

4. Conservación durante 4 años

La empresa debe conservar los registros durante cuatro años. Esto obliga a pensar no solo en el fichaje diario, sino también en el almacenamiento, la seguridad y la capacidad de recuperar la información.

Sanciones por no cumplir con el registro horario

El incumplimiento del registro de jornada puede considerarse infracción grave. La LISOS recoge como grave la transgresión de normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, permisos y registro de jornada.

Las infracciones graves en materia laboral pueden sancionarse, con carácter general, con multas de:

• 751 € a 1.500 € en grado mínimo.
• 1.501 € a 3.750 € en grado medio.
• 3.751 € a 7.500 € en grado máximo.

Algunos contenidos del sector hablan de sanciones más elevadas por trabajador afectado con la futura normativa digital, pero ese punto debe tratarse con prudencia hasta comprobar el texto definitivo en el BOE.

Más allá de la multa, el verdadero riesgo para una pyme es la falta de control: sin datos claros, es más difícil defenderse ante reclamaciones de horas extra, errores de jornada, conflictos internos o requerimientos de Inspección.

¿Tu sistema actual aguantaría una inspección? (checklist rápida)

Marca mentalmente cuántas de estas afirmaciones puedes responder con un "sí":

• Cada empleado ficha entrada y salida todos los días.
• Los registros no se pueden modificar sin dejar rastro.
• Puedo exportar un informe por empleado o periodo en minutos.
• Los datos se conservan de forma segura durante 4 años.
• El equipo en remoto o en distintos centros ficha igual que en oficina.
• Los registros están disponibles para trabajador, representantes e Inspección.

Si has dudado en dos o más, conviene revisar tu sistema antes de que llegue la inspección, no después.

Cómo cumplir con el registro horario digital obligatorio

1. Revisar cómo se ficha actualmente

Identifica si la empresa usa papel, Excel, WhatsApp, una app básica o un sistema completo. Comprueba si todos fichan igual o si hay diferencias entre oficinas, tiendas, almacenes, comerciales o teletrabajo.

2. Definir una política interna de fichaje

No basta con instalar una herramienta. Explica cuándo se ficha, cómo se registran las pausas, quién valida incidencias y qué hacer si alguien olvida fichar.

3. Elegir un sistema digital trazable

El software debe permitir fichar desde dispositivos habituales, conservar los datos, controlar modificaciones y generar informes. También debe facilitar el cumplimiento del RGPD, ya que se tratan datos personales de empleados.

4. Formar al equipo

Un sistema de fichaje funciona mejor cuando el empleado entiende que no es vigilancia innecesaria, sino una forma de proteger a empresa y trabajador. La clave es que sea simple.

5. Revisar los datos periódicamente

RRHH o gerencia deberían revisar incidencias, horas extra, olvidos de fichaje y patrones repetidos. El valor del fichaje digital no está solo en cumplir, sino en ganar visibilidad sobre la organización del trabajo.

Ejemplo práctico para una pyme

Imagina una empresa de 25 empleados, varios turnos y parte del equipo fuera de la oficina. Hasta ahora registra la jornada con un Excel que cada responsable actualiza al final del día.

El problema es evidente: si hay errores, modificaciones o fichajes incompletos, no hay trazabilidad sólida, y preparar un informe ante una inspección puede llevar horas.

Con un sistema digital, cada empleado ficha desde móvil, tablet o PC; RRHH consulta los registros, revisa incidencias y exporta informes. La empresa gana control, reduce trabajo manual y mejora su capacidad de respuesta.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital

¿El registro horario ya es obligatorio o lo será en 2026? Es obligatorio desde mayo de 2019 para todas las empresas con personal. Lo que está en tramitación para 2026 es la exigencia de que ese registro sea exclusivamente digital y trazable.

¿Sigue siendo válido el Excel o el papel? Hoy puede seguir siendo válido si garantiza fiabilidad, accesibilidad y conservación. Sin embargo, la Inspección ya cuestiona los registros poco fiables y, cuando entre en vigor el nuevo decreto, los métodos manuales dejarán de considerarse válidos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros? Cuatro años, a disposición de la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

¿Qué pasa si no cumplo? Puede tipificarse como infracción grave, con multas que en el régimen general van de 751 € a 7.500 €, además del riesgo de no poder defenderte ante reclamaciones.

¿Tengo que esperar a que se publique la ley para actuar? No. La obligación de registrar ya existe y adelantarse a la digitalización es la opción más segura y, además, te aporta control desde el primer día.

Conclusión: adapta tu empresa antes de que sea urgente

El registro horario digital obligatorio no debe verse solo como una obligación legal. Bien implantado, es una herramienta de control interno, organización y tranquilidad.

La obligación de registrar la jornada existe desde 2019. La evolución hacia sistemas digitales, trazables y accesibles marca el camino para las empresas, aunque conviene verificar la publicación definitiva en el BOE antes de dar por cerradas fechas o requisitos.

El software de fichaje horario de EKIPIO ayuda a las empresas a digitalizar el fichaje desde móvil, tablet o PC, centralizar la información en un panel para RRHH, conservar datos trazables y trabajar con mayor seguridad documental.

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